ادارة الإجتماعات

" فوائد الإجتماعات "

1. إن وجود الإجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين .
2. من خلال الإجتماعات يتم تقديم أحدث وأوضح المعلومات من أوثق المصادر للمسئولين بصورة خاصة للعاملين عموماً .
3. تعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك .
4. بالإجتماعات تظهر روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة .

" أنواع الاجتماعات "

يمكننا أن نقسم الإجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في الآتي :

1. اجتماعات تبادل المعلومات ، وهذه الإجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية .
2. اجتماعات اتخاذ القرارات ، وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الإجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث .
3. اجتماعات البحث والدراسات ، وهذه الإجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري ، ويمكن في هذه الإجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث .
4. اجتماعات طارئة ، والمراد بها الإجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة .
5. اجتماعات روتينية دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة .
6. اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمى بالإجتماعات البروتوكولية ، وهذا النوع يختلف عن سابقاته بأنه اجتماع غير منتج بعكس السابقات .
7. اجتماعات علمية تعليمية ، وهي التي يتلقى فيها التلاميذ العلم على يد معلمهم وأستاذهم .

" الإجتماع المنتج  "

لكي يكون الإجتماع منتجاً ومثمراً ، ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من وجودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده ، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام قسم لمرحلة التحضير للإجتماع وقسم أثناءه وقسم بعد الإنتهاء منه .

" عوامل النجاح أثناء الإعداد للإجتماع  ( ماقبل الإجتماع  )  "

1. استبعد الإجتماع عندما لا يكون له حاجة ، إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات .
2. يجب تحديد هدف الإجتماع بوضوح قبل الدعوة للإجتماع .
3. لابد من تحديد زمان ومكان الإجتماع بوضوح لا ليس فيه ، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الإجتماع .
4. يجب إعداد جدول أعمال الإجتماع قبل الإجتماع بوقت كاف ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الإجتماع والداعية له .
5. من مقومات نجاح الإجتماع إبلاغ المشاركين بهدف الإجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة ، ويكون ذلك قبل الإجتماع بوقت كاف يمكنهم خلاله الاستعداد للإجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه .
6. يلزم الجهة التي تعد للإجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الإجتماع وأمثال ذلك .
7. لنجاح الإجتماع لابد أن يعد المسئول عن إدارته خطة لذلك .
8. ينبغي لكل مشارك في الإجتماع أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للإجتماع ، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الإجتماع وكيف سيتعامل معهم .

" عوامل النجاح  ( أثناء الإجتماع )  "

1. التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .
2. الحضور للإجتماع بنشاط وحيوية ، وألا يكون مرهقاً .
3. السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام .
4. افتتاح الإجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله ثم تلاوة شيء من القران إن أمكن .
5. التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الإجتماع .
6. اختيار مسئول الإجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك .
7. تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك .
8. تحديد نهاية الإجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم .
9. إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والتساوي .
10. عدم الخروج من أي فقرة من الفقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولاً بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة .
11. لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن الموضوع الإجتماع ، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه ، أو يسيء إلى غيره ، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في العبارة .
12. في نهاية الإجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصيل إليها وما يخص كل عضو منها .
13. إنهاء الإجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين .

" عوامل النجاح ( بعد الإجتماع )  "

1. تزويد كل عضو بما يخصه من قرارات الإجتماع .
2. تبليغ الجهات التي لم تحضر الإجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قرارات تخصهم .
3. حسن توديع المشاركين في الإجتماع .
4. وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الإجتماع ودوام متابعة ذلك وتقوم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الإجتماع .

" أسباب فشل الإجتماعات "

عدم وضوح الهدف من الإجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم اقتناعهم بهذا الهدف .